Só de ver a palavra inadimplência já ficamos preocupados.
Seja porque não queremos isso dentro da nossa empresa ou porque não queremos ser inadimplentes.
Muito comum no início e no final do ano, cenário esse onde: estamos no pós das festas de final de ano, das férias da família, o pagamento do IPVA, IPTU, compra do material escolar, pagamento da matrícula da faculdade e do colégio, com tantas obrigações e responsabilidades é quase impossível – mas não é inevitável e vou mostrar como – sofrermos e sermos inadimplentes!
Porém, nem nessa época isso deveria acontecer, deveríamos conseguir evitar que esse cenário que é externo à realidade da empresa, mas que a afeta diretamente o desempenho, o caixa e os planejamentos, não seja constante.
E o objetivo é apresentar 04 dicas, simples e aplicáveis, para que você possa “dar o tomé” acabar com a inadimplência:
1º) Tenha alguém para cobrar!
Concordo que isso parece ou um pouco difícil – principalmente se você for um empresário com 02 funcionários ou nem isso.
Mas a verdade é que você, enquanto gestor e representante direto da sua empresa, não pode assumir o papel de cobrador.
Afinal, não deixa de ser uma situação desconfortável para o seu cliente receber uma ligação “querendo saber se ele vai pagar ou não”.
E ao colocar um responsável para isso – não precisa existir um setor financeiro dentro da sua empresa – ele assumirá esse papel e conseguirá ministrar de modo mais neutro, sem haver o envolvimento pessoal e a experiência do cliente contigo.
2º) Tenha lembretes e notificações de cobrança – Régua de Cobrança
O que é?
Um plano que você seguirá para que possa informar, lembrar e cobrar o seu cliente conforme os prazos estabelecidos para pagamento.
E como fazer?
Caso você não tenha um sistema de emissão de boleto ou um sistema que possua as informações abaixo, basta você realizar uma planilha.
O objetivo é que você organize e tenha ações mais ágeis frente aos clientes que pagam com alguns dias de atraso, que ficam inadimplentes um mês e que estão sem pagar as suas obrigações há mais tempo.
Nessa planilha, você colocará em colunas as informações:
Nome do cliente
e-mail
Telefone
Valor a ser pago
Data do vencimento
Data do 1º lembrete (seu boleto vence em 10 dias, por exemplo)
Data da 1ª cobrança (seu boleto venceu há 05 dias, por exemplo)
Data que o pagamento foi realizado
Dívida Renegociada? (sim ou não)
Novo valor acordado
Novo prazo para pagamento
Uma coisa é fato: uma planilha NÃO soluciona a sua inadimplência!
DICA EXTRA: Uma forma de facilitar todo esse processo é a adoção de uma data padrão de vencimento, de modo que toda o processo de cobrança seja facilitado e feito uma única vez.
Mas torna mais claro o panorama geral das suas ações e o desempenho delas frente aos seus clientes!
Seja por e-mail, WhatsApp ou ligação – a comunicação fica a seu critério -.
O importante é estar próximo desses clientes, tanto na cobrança, como se fazendo essencial (assunto para outro tópico).
Conforme as colunas da planilha que você criará informa, caso o pagamento não seja realizado, até a 1ª cobrança, você deve entrar em contato e buscar ouvir o porquê não houve o pagamento e ajustar para uma nova data o pagamento.
Sem deixar de encaminhar as mensagens para ele.
Logo, a régua de cobrança é uma estrutura de lembrete e cobranças que você fará ao seu cliente – direcionada pela planilha – sendo que o seu pilar está em conseguir ter uma comunicação eficiente com o seu cliente!
3º) Dê vantagens para o pagamento em dia!
Outra forma de você evitar a inadimplência em sua empresa é dando mais motivação para seu cliente pagar na data certa.
Por exemplo, você pode oferecer um desconto de 5% a 10% para quem pagar antes da data de vencimento ou até mesmo cobrar juros para pagamentos efetuados fora do prazo.
Dessa forma, você cria um custo benefício maior para seu cliente, um incentivo para a boleta ser paga dentro do prazo.
4º) Seja ESSENCIAL
O fato é que o seu cliente não vai deixar de pagar a conta de água se ele utiliza ela todos os dias, assim como o seu Spotify se ele é viciado em escutar música e isso o ajuda a concentrar!
E ser essencial é ser importante!
É ter um produto e/ou serviço que seja de suma importância para o seu cliente!
Pode ser que dentro do mercado que tu está inserido, isso se torne mais difícil de ser feito, no entanto, ser importante está relacionado também com o tratamento, com proximidade, com a experiência dele dentro da sua empresa, com o seu produto, com a realização do seu serviço.
A forma de fazer isso são em três passos: OUÇA, COMPREENDA e RESOLVA!
Se ele não te pagou, algo aconteceu. Você tem de entrar em contato com ele – conforme exemplificamos acima -.
Pergunte o que houve, entenda qual o problema que ele tem vivenciado. Afinal, nos dias de hoje, é uma excelente experiência alguém te ligar e querer entender o porquê você não pagou e não querendo que simplesmente pague.
E por fim, se possível, ajude o resolver, ajudar não significa assumir suas responsabilidade, mas, simplesmente ouvir o que ele tem a dizer e renegociar, fornecer mais prazo, pode ser bom para ele e para você.
Conclusão
Portanto, separe quem faz a gestão do relacionamento com os seus clientes de quem irá fazer esse contato de cobrança com eles.
Organize as suas ações, tenha a precisão de datas, lembretes e avisos para ser efetivo e conseguir entender o perfil dos seus clientes e quais são as ações que têm dado ou não resultado.
Dê desconto, benefícios para o pagamento em dia e esteja sempre próximo para que possa ser sempre importante!
Não há guia preciso para o sucesso dentro da diminuição da inadimplência, mas com o que foi passado temos muito a fazer frente à minimização desse problema!